Begehungsprotokoll: Inhalt und Vorlage für Word und PDF

Was ist ein Begehungsprotokoll?

Das Begehungsprotokoll ist die schriftliche Aufzeichnung einer Begehung. Es nennt, wann und wo begangen wurde und wer dabei war, welche Mängel aufgefallen sind und welche Maßnahmen folgen sollen. Im Betrieb heißt es auch Begehungsbericht, Mängelprotokoll oder Protokoll der Sicherheitsbegehung.

Fachkraft für Arbeitssicherheit und Betriebsarzt haben die Arbeitsstätten „in regelmäßigen Abständen zu begehen und festgestellte Mängel dem Arbeitgeber oder der sonst für den Arbeitsschutz und die Unfallverhütung verantwortlichen Person mitzuteilen“ (§ 6 Satz 2 Nr. 3 Buchst. a und § 3 Abs. 1 Satz 2 Nr. 3 Buchst. a ASiG). In der Praxis ist das Protokoll der übliche Weg für diese Mitteilung.

Wozu dient das Protokoll?

Eine Formvorschrift für das Begehungsprotokoll gibt es nicht. In der Praxis erfüllt es drei Aufgaben, die sich aus den Vorschriften ergeben:

Mängel mitteilen
Fachkraft für Arbeitssicherheit und Betriebsarzt teilen dem Arbeitgeber die festgestellten Mängel mit und schlagen Maßnahmen vor (§ 6 Satz 2 Nr. 3 Buchst. a und § 3 Abs. 1 Satz 2 Nr. 3 Buchst. a ASiG). Mit dem Protokoll lässt sich diese Mitteilung später nachvollziehen.
- § 6 Satz 2 Nr. 3 Buchst. a und § 3 Abs. 1 Satz 2 Nr. 3 Buchst. a ASiG
Nachweis führen
Der Arbeitgeber muss Unterlagen haben, aus denen das Ergebnis der Gefährdungsbeurteilung, die festgelegten Maßnahmen und das Ergebnis ihrer Überprüfung hervorgehen (§ 6 Abs. 1 ArbSchG, § 3 Abs. 3 DGUV Vorschrift 1). Ein Protokoll mit diesen Angaben kann Teil dieser Dokumentation sein.
- § 6 Abs. 1 ArbSchG, § 3 Abs. 3 DGUV Vorschrift 1
Maßnahmen nachverfolgen
Der Arbeitgeber prüft, ob seine Maßnahmen wirken, und passt sie bei Bedarf an (§ 3 Abs. 1 ArbSchG). Mit dem Protokoll der letzten Begehung sehen Sie, was noch offen ist.
- § 3 Abs. 1 ArbSchG

Was gehört in ein Begehungsprotokoll?

Welche Angaben genau ins Protokoll gehören, schreibt keine Vorschrift vor. Soll es zugleich die Gefährdungsbeurteilung dokumentieren, muss es das Ergebnis der Beurteilung, die festgelegten Maßnahmen und das Ergebnis ihrer Überprüfung enthalten (§ 6 Abs. 1 ArbSchG). Die GDA-Leitlinie „Gefährdungsbeurteilung und Dokumentation“ zählt dazu auch Termine und Verantwortliche.

Ein Beispiel für ein schlichtes Protokoll ist die Praxishilfe „Begehungsprotokoll“ zum GDA-ORGAcheck. In der Praxis haben sich diese Angaben bewährt:

Betrieb, begangener Bereich, Datum, Uhrzeit und Anlass der Begehung
Teilnehmende mit ihrer Funktion
jeder Mangel mit Ort, Beschreibung und Foto
Einschätzung, wie dringend der Mangel ist
Maßnahme mit verantwortlicher Person und Frist
Vermerk, wann die Maßnahme erledigt ist und wann ihre Wirkung geprüft wurde
Stand der offenen Punkte aus der letzten Begehung
Unterschriften der Begehenden und der Verantwortlichen

Aufbau der Vorlage

Die Vorlage ist für die Betriebsbegehung im Arbeitsschutz gedacht. Sie hat das Format A4 quer und ist als Word-Datei und als PDF gleich aufgebaut. Sie besteht aus vier Teilen.

Kopf
Oben links ist ein leeres Feld für Ihr Logo. Daneben stehen der Titel „Begehungsprotokoll“ und der Untertitel „Betriebsbegehung im Arbeitsschutz“. Darunter folgen diese Felder:
Betrieb oder Kunde
der Betrieb, in dem Sie begehen. Externe Fachkräfte tragen hier ihren Kunden ein.
Ort oder Bereich
Standort, Gebäude oder Abteilung, die Sie begangen haben.
Datum
der Tag der Begehung.
Uhrzeit
Beginn und Ende der Begehung.
Anlass
zum Beispiel regelmäßige Begehung, Begehung nach einem Unfall oder nach einem Umbau.
Teilnehmende
eine Tabelle mit Name und Funktion, etwa Fachkraft für Arbeitssicherheit, Betriebsarzt, Führungskraft oder Betriebsrat.
Feststellungen (Mängel)
Die Haupttabelle hat eine Zeile je Mangel und zehn Spalten:
Nr.
laufende Nummer, auf die Sie sich später beziehen.
Ort
wo genau der Mangel ist, zum Beispiel „Halle 2, Tor 3“.
Beschreibung
was nicht in Ordnung ist, in ein oder zwei Sätzen.
Foto-Verweis
Nummer oder Dateiname des Fotos, das den Mangel zeigt.
Risiko
hoch, mittel oder gering nach der Legende unter der Tabelle.
Maßnahme
was getan wird, um den Mangel zu beseitigen.
verantwortlich
die Person, die die Maßnahme umsetzt.
Frist
bis wann die Maßnahme umgesetzt sein soll.
erledigt am
der Tag, an dem die Maßnahme umgesetzt wurde.
geprüft am
der Tag, an dem jemand kontrolliert hat, ob die Maßnahme wirkt.
Legende zur Spalte „Risiko“
- hochsofort handeln
- mittelkurzfristig beheben
- geringbei nächster Gelegenheit beheben
Die drei Stufen sind eine Empfehlung aus der Praxis, keine Vorgabe. Passen Sie die Skala an Ihre Gefährdungsbeurteilung an.
Offene Punkte aus der letzten Begehung
Hier übertragen Sie, was beim letzten Mal offen geblieben ist. So prüfen Sie bei jeder Begehung, ob die alten Maßnahmen umgesetzt sind. Die Tabelle hat fünf Spalten:
Nr.
die Nummer aus dem letzten Protokoll.
Mangel
eine kurze Beschreibung.
Maßnahme
die damals festgelegte Maßnahme.
Stand
zum Beispiel offen, in Arbeit oder erledigt.
Bemerkung
was noch fehlt oder was sich geändert hat.
Unterschriften
Am Ende unterschreiben die Begehenden und die Verantwortlichen, jeweils mit Ort, Datum und Name. Die Unterschriften sind eine Empfehlung aus der Praxis: Sie zeigen, dass die Verantwortlichen das Protokoll kennen. In der Fußzeile steht die Seitenzahl.

Vorlage herunterladen

Nehmen Sie die Word-Datei, wenn Sie das Protokoll am Rechner ausfüllen oder die Vorlage an Ihren Betrieb anpassen möchten. Das PDF ist zum Ausdrucken und Ausfüllen von Hand gedacht.

Kostenlos und ohne Anmeldung. Format A4 quer.

Tipps zum Ausfüllen

Vor Ort ausfüllen
Tragen Sie Mängel schon während des Rundgangs ein und nicht erst am Schreibtisch. Was Sie aus dem Gedächtnis aufschreiben, wird ungenau.
Fotos eindeutig benennen
Geben Sie jedem Foto die Nummer seiner Zeile, zum Beispiel „03“. Über die Spalte „Foto-Verweis“ finden Sie es später wieder.
Konkret beschreiben
„Fluchtweg in Halle 2 mit Paletten zugestellt“ hilft mehr als „Ordnung mangelhaft“.
Eine Person und ein Datum je Maßnahme
Tragen Sie als verantwortlich eine Person ein, keine Abteilung. Als Frist nennen Sie ein festes Datum statt „bald“.
Wirkung prüfen
Der Arbeitgeber muss prüfen, ob die Maßnahmen wirken (§ 3 Abs. 1 Satz 2 ArbSchG). Tragen Sie „geprüft am“ deshalb erst ein, wenn Sie die Wirkung kontrolliert haben.
Protokoll bald verteilen
Schicken Sie das Protokoll kurz nach der Begehung an den Arbeitgeber und an alle, die eine Maßnahme umsetzen sollen. Fachkraft und Betriebsarzt müssen die Mängel dem Arbeitgeber mitteilen (§ 6 Satz 2 Nr. 3 Buchst. a und § 3 Abs. 1 Satz 2 Nr. 3 Buchst. a ASiG).

Häufige Fragen zum Begehungsprotokoll

Ist ein Begehungsprotokoll Pflicht?

Eine eigene Formvorschrift für das Begehungsprotokoll gibt es nicht. Vorgeschrieben ist, dass Fachkraft für Arbeitssicherheit und Betriebsarzt festgestellte Mängel dem Arbeitgeber mitteilen (§ 6 Satz 2 Nr. 3 Buchst. a und § 3 Abs. 1 Satz 2 Nr. 3 Buchst. a ASiG). Der Arbeitgeber muss das Ergebnis der Gefährdungsbeurteilung, die Maßnahmen und das Ergebnis ihrer Überprüfung dokumentieren (§ 6 Abs. 1 ArbSchG). In der Praxis ist ein Protokoll dafür der übliche Weg.

Wer schreibt das Begehungsprotokoll?

Das legt kein Gesetz fest. In der Praxis schreibt es die Person, die die Begehung leitet, oft die Fachkraft für Arbeitssicherheit. Verantwortlich für den Arbeitsschutz bleibt der Arbeitgeber (§ 3 ArbSchG).

Wer bekommt das Begehungsprotokoll?

Die Mängel gehen an den Arbeitgeber oder an die sonst für den Arbeitsschutz verantwortliche Person (§ 6 Satz 2 Nr. 3 Buchst. a und § 3 Abs. 1 Satz 2 Nr. 3 Buchst. a ASiG). Niederschriften über Besichtigungen, zu denen der Betriebsrat hinzuzuziehen ist, erhält auch der Betriebsrat (§ 89 Abs. 5 BetrVG). Hinzuziehen muss der Arbeitgeber ihn bei allen Besichtigungen, die mit dem Arbeitsschutz oder der Unfallverhütung zusammenhängen (§ 89 Abs. 2 BetrVG). Ob die Begehung durch Fachkraft und Betriebsarzt eine solche Besichtigung ist, sagt das Gesetz nicht ausdrücklich. In der Praxis bekommen außerdem alle das Protokoll, die eine Maßnahme umsetzen sollen.

Ersetzt das Begehungsprotokoll die Gefährdungsbeurteilung?

Nein. Die Gefährdungsbeurteilung bewertet die Gefährdungen und zeigt, welche Maßnahmen nötig sind (§ 5 Abs. 1 ArbSchG). Das Begehungsprotokoll hält fest, was bei einem Rundgang auffällt. Mit Maßnahmen und Prüfvermerken kann es Teil der Dokumentation nach § 6 Abs. 1 ArbSchG sein.

Lässt sich die Vorlage anpassen?

Ja. Die Vorlage ist ein Vorschlag. Passen Sie Felder, Spalten und die Risiko-Skala an Ihren Betrieb und Ihre Gefährdungsbeurteilung an. Die Word-Datei können Sie dafür direkt bearbeiten.

Begehungsprotokoll digital erstellen

Auf Papier oder in Word bleibt die Arbeit nach der Begehung an Ihnen hängen: Fotos zuordnen, offene Punkte ins nächste Protokoll übertragen und nachfragen, was erledigt ist.

Mit Begehung.pro erfassen Sie Feststellungen vor Ort in der App, mit Foto, Maßnahme, verantwortlicher Person und Frist, auch ohne Netz. Aus der Begehung entsteht der Bericht als PDF oder Word-Datei. Offene Feststellungen erscheinen bei der nächsten Begehung wieder, und Ihre eigenen Prüfpunktlisten nutzen Sie bei jeder Begehung.

Wie das für Fachkräfte für Arbeitssicherheit aussieht, zeigt die Seite Software für Arbeitssicherheit.

Quellen

DGUV Vorschrift 1 ist hier als Mustertext der DGUV verlinkt. Verbindlich ist die Fassung Ihres Unfallversicherungsträgers.

Dieser Ratgeber ist eine allgemeine Information und keine Rechtsberatung.

Mängel mitteilen

Nachweis führen

Maßnahmen nachverfolgen

Kopf

Feststellungen (Mängel)

Offene Punkte aus der letzten Begehung

Unterschriften

Vor Ort ausfüllen

Fotos eindeutig benennen

Konkret beschreiben

Eine Person und ein Datum je Maßnahme

Wirkung prüfen

Protokoll bald verteilen

Dokumentieren Sie Ihre nächste Begehung digital.